4 tips básicos a tener en cuenta para empezar a planificar tu evento

5 tips a tener en cuenta para empezar a planificar tu evento

23 Feb 4 tips básicos a tener en cuenta para empezar a planificar tu evento

En los tiempos que vivimos los eventos son imprescindibles. Desde presentación de productos a publicación de grandes cambios en empresas pasando por congresos y convenciones, los eventos han tomado una fuerza importante dentro del mundo profesional, muy probablemente por el hecho de que se generan más contactos y ventas en uno de estos eventos que en un medio convencional.

Este dato tan esclarecedor hace que la proliferación de eventos y congresos sea un hecho en la actualidad. Sin embargo, no todos cumplen las expectativas. Crear y organizar un evento es un reto complicado de asumir si no sabes rodearte de los mejores profesionales. Por ello, hoy en La Tecla queremos ofrecerte 4 tips básicos que debes tener en cuenta desde el primer momento que tú o tu empresa se embarca en la organización de un evento.

1. La ciudad de celebración

Lo primero es saber en qué ciudad vas a organizar o asistir a un evento. Esta cuestión no se puede dejar al azar y ha de ser meditada dependiendo del evento y sus asistentes. Por ejemplo, si el evento se realiza durante varios días como suele pasar en congresos y convenciones, los asistentes pasarán algunos días en esta ciudad.

Escoger una ciudad con encanto o con un entorno característico ayudará a que el evento cobre mayores atractivos y sea más apetecible para los asistentes. Gastronomía, monumentos, clima, paisaje… todo suma en función del objetivo y la finalidad del evento.

Skyline de Sevilla

Tampoco hay que olvidar las comunicaciones de la ciudad a elegir. Buenas conexiones en carretera, aeropuertos cercanos, estaciones de tren… Este apartado es primordial sobre todo si estás preparando un evento en el que los asistentes deben llegar desde lugares lejanos.

2. Las fechas del evento

La fecha es otro elemento clave a la hora de elegir la ciudad para tu evento. No es lo mismo realizar un evento en fechas señaladas en una ciudad que en otra. Por ejemplo, realizar un gran evento en Sevilla en Semana Santa, cuando la ciudad está repleta de visitantes, no es una buena opción.

Del mismo modo, las fechas de verano a priori no son las mejores, a no ser que el evento sea un incentivo de la empresa para los trabajadores, o incluya zonas de playa con tiempos de desconexión. Aunque hay que tener en cuenta que son muchos cogen vacaciones en estos periodos estivales.

Por norma general, las mejores fechas para realizar un evento son de enero a junio y de septiembre a diciembre, siempre sin meterte en las navidades, ya que ocurriría algo similar al verano.

3. El emplazamiento

Palacios de congresos, hoteles y otros recintos son las opciones más recurrentes en este punto. Aquí el presupuesto y la dimensión de tu evento se tornan decisivas. Pero suponiendo que puedas decidir entre varios lugares, conviene que te detengas a observar sus características.

Los palacios de congresos y exposiciones como contactar con La Tecla., tienen la posibilidad de hacer diferentes tipos de eventos en simultáneo con aforos dispares entre sí. Además suelen disponer de departamentos especializados para cada tipo de evento. Las empresas proveedoras de los palacios de congresos suelen tener sus instalaciones allí mismo, por lo que es muy fácil solventar cualquier contratiempo o necesidad que surja sobre la marcha.

Palacio de Exposiciones y Congresos

Por otro lado, con la expansión en la cantidad y la calidad de los eventos y congresos, cada vez más hoteles se preparan para ser capaces de acoger estos acontecimientos. No sólo en lo que a infraestructuras se refiere sino también a la preparación y formación de sus empleados. La gran ventaja de realizar tu evento en un hotel es que puedes negociar directamente las salas y la cantidad de habitaciones que van a emplearse. Por contra, los medios y los recursos serán por norma general más limitados y quedarán en mayor medida a expensas de la ocupación del hotel.

4. Los asistentes al evento

A la hora de planificar tu evento es fundamental que hayas estudiado previamente a sus asistentes para saber qué tipo de público es y qué objetivos tiene en tu evento. Debes conocer a los ponentes que van a acudir al mismo, y qué espera de ellos el público asistente.

Posteriormente, deberás diferenciar entre qué personas vienen al evento costeándose su asistencia y quiénes vendrán en calidad de invitadas. Esto es un punto a tener en cuenta ya que a estas personas invitadas tendrás que prepararle tanto hospedaje como comidas y cenas. Un punto que además es fundamental y requiere de una coordinación perfecta, ya que la mayoría de las ventas y los contactos se realizan sentados a la mesa.

Como ves, un evento posee muchos puntos con infinidad de pequeños detalles en los que sin duda se esconde el éxito del mismo. Sin embargo, lo único que tienes que hacer es ponerte en manos de los profesionales que a buen seguro te orientarán y asesorarán para que llegue a buen puerto. Si tienes cualquier duda, no dudes en contactar con La Tecla.